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Stichwort des Tages: Homeoffice

HERZOG-Autor Frank Lafos hat seit 1994 eigene Erfahrung mit Homeoffice und bietet seit sieben Jahren Team und Einzelcoachings an. Aus aktuellem Anlass hier eine Übersicht der wichtigsten Erkenntnisse.

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Vor alem im Sektor Sekretariat und Organisation fehlen die Fachkräfte, lässt die IHK wissen. Foto: FirmBee / pixabay
Foto: FirmBee / pixabay
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Machen wir es kurz. Die Corona Krise fordert von uns allen ein Umdenken, Flexibilität, Vertrauen und viele andere Tugenden. Das trifft uns in allen Lebensbereichen.

Die Krisenstäbe regen jetzt Arbeitgeber an, zur Vermeidung von Ansteckungen am Arbeitsplatz zu prüfen, ob das Arbeiten von zu Hause möglich ist. Einige Arbeitgeber haben das aufgegriffen und schicken zur Aufrechterhaltung des Betriebs schon seit einigen Tagen Mitarbeiter zum Arbeiten nach Hause. Die Arbeitsform Home Office, seit fast drei Jahrzehnten bereits in Großunternehmen erfolgreich praktiziert, wird dadurch fast gezwungenermaßen auch zur interessanten Alternative für kleine und mittlere Betriebe. Viele Ratgeberseiten im Internet geben Empfehlungen dazu. Für die Herzog Leser sind hier die wichtigsten Rahmenbedingungen mit dieser Arbeitsform zusammengefaßt. Darin sind die Erfahrungen des Autors von 1994 bis heute und diverse Ergebnisse von Einzel- und Teamcoachings zum Thema Home Office und wie es funktioniert und nicht funktioniert zusammengefaßt.

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Technik und Raum
Das scheinbar banalste Element. Auch wenn in mehr als 80% der Haushalte heute mindestens ein PC oder Notebook vorhanden ist, sind die technischen und räumlichen Voraussetzungen für einen guten Heimarbeitsplatz damit nicht automatisch erfüllt. Unabhängig von der Anbindung an die Unternehmens IT ist die Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Home Office der geeignete Raum und die richtige Ausstattung.

Der Platzbedarf für Schreibtisch und Stuhl beträgt mindestens zwei Quadratmeter. Netzwerkanschluß – per Kabel oder WLAN und eine Steckdose sollten in Reichweite sein. Ein idealerweise höhenverstellbarer Schreibtisch und ein guter (Büro) Stuhl sorgen für eine gesunde Ergonomie. Der Bildschirm sollte so angeordnet sein, daß Nackenverspannungen vermieden werden. Dabei muß auch auf den Mindestabstand von 50 bis 70 Zentimetern geachtet werden. Der Drucker steht in Reichweite. Um Energie zu sparen, kann eine zentrale Steckdosenleiste mit ein/aus Schalter installiert werden. Damit können nach Arbeitsende alle angeschlossenen Geräte mit einem Klick stromlos geschaltet werden. Ergebnis: Stand-By Stromverbrauch Adè. Die Beleuchtung ist idealerweise Tageslicht und kann über indirekte Lichtquellen und eine Schreibtischlampe verbessert werden. Der Monitor steht nicht vor oder gegenüber dem Fenster. Reflektionen durch Sonne oder künstliche Lichtquellen sollten vermieden werden. Bitte wählen sie keinen Raum ohne Fenster, der schlecht gelüftet oder zu kühl ist. Sie dürfen sich zu Hause bei der Arbeit wohlfühlen.

Ruhe
Je nach Tätigkeit – PC Arbeit ist in der Regel konzentrierte Hirnarbeit – sollte der gewählte Raum möglichst ruhig sein. Um bei eventuellen Telefonaten, Telefon- oder Videokonferenzen nicht gestört zu werden, hat sich eine Türe bewährt. Kein Durchgangszimmer. Die einfache Regel „Türe zu = bitte nicht stören“ und „Türe auf = Störung erlaubt“ reduziert Konflikte und wird auch schon von kleinen Kindern innerhalb kurzer Zeit verstanden. Natürlich immer altersgerecht in der Dauer. Aktuell durch Schließung von Kinderbetreuungseinrichtungen und Schulen müssen die Kinder und Jugendlichen viel neues Lernen. Home Office Regeln können dazu gehören. Der bellende Hund im Hintergrund oder das durstige Kind werden zumeist vom Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung akzeptiert. Wichtig ist auf jeden Fall Vertraulichkeit, die durch das Türeschließen und damit Ausblenden von störenden Geräuschen signalisiert wird.

Pausen und Arbeitszeiten
Viele unabhängige Studien haben bewiesen, im funktionierenden Home Office wird mehr und effizienter gearbeitet. Daher ist es wichtig auf Pausen zu achten. Es gibt nicht mehr die oder den Kollegen mit der Verabredung zur gemeinsamen Mittagspause. Der Kaffee zwischendurch, das Gespräch am Kopierer oder andere sozial bedingte Pausengelegenheiten fallen weg. Der Heimarbeiter definiert und absolviert seine Pausen ohne Kollegen. Daher sollte man seine Unterbrechungen planen und am Anfang sogar mit Erinnerung in den Kalender eintragen. Wenn der Arbeitgeber einverstanden ist, sind Pausen flexibel und individuell möglich. Wenn nicht sollte gemeinsam ein bindender Zeitplan vereinbart werden, wie zum Beispiel in Behörden oder Arztpraxen üblich.
Feste Arbeitszeiten im Home Office sind schwer kontrollierbar. Diese sollten sich an der Tätigkeit oder eventuellen Erreichbarkeiten für Kollegen, Kunden und Geschäftspartner orientieren. In der Regel sind Kernzeiten definiert – Beispiel: nicht später als 9 Uhr beginnen und nicht vor 16 Uhr Feierabend machen. Zeiterfassung im Home Office ist kontraproduktiv und eliminiert einen wichtigen Vorteil, die Flexibilität in der Tagesplanung. Im „nicht Corona Alltag“ sind dies zum Beispiel Fahrten zum Kindergarten, Einkäufe oder Behördengänge erledigen. Dies setzt ein gesundes Vertrauensverhältnis zwischen Chef und Mitarbeiter voraus.

Kontrolle ist schlecht – Vertrauen ist besser
Das Arbeiten von zu Hause funktioniert nur dann, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausreichendes Vertrauen besteht. Als Führungskraft sollte man sich im klaren sein, daß das Führen von Mitarbeitern im Home Office andere Fähigkeiten bedingt. Wer meint seine Mitarbeiter im Home Office nach einem engen Schema kontrollieren zu müssen, wird schnell an seine Grenzen stoßen. Erstens weil das fast unmöglich ist (Kontrolle über elektronische Hilfsmittel – zum Beispiel wie lange war der Mitarbeiter auf einem IT System aktiv – sind in Deutschland verboten) und zweitens weil dies schnell zur Erschütterung des gegenseitigen Vertrauens führt und Arbeitsergebnisse sowie Leistung negativ beeinflussen.

Neue Formen der Zusammenarbeit – Kollaboration
Regelmäßiger Austausch des Arbeitsteams oder der Bürogemeinschaft in einer Telefonkonferenz oder mit Hilfe von Kollaborationsplattformen wie Skype, Teams oder Zoom müssen von Vorgesetzten organisiert werden. Das sollte und kann nicht delegiert werden und ist verpflichtend, um der Rolle als Führungskraft gerecht zu werden. Im virtuellen Raum muß die gleiche Disziplin gelebt werden einander ausreden zu lassen, Redezeiten einzuhalten und sich an eine vorgegebene Agenda zu halten. So als ob man sich gegenüber sitzt. Ein „Time-Keeper“ kann helfen, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen. Am Ende des virtuellen Treffens hat es sich bewährt, fünfzehn Minuten zum freien Austausch zur Verfügung zu haben. Dabei kann reihum jeder Teilnehmer Themen oder Gedanken einbringen, die aktuell sind oder beim nächsten Meeting besprochen werden sollten. Geübte Teilnehmer schaffen in einem solchen Rahmen maximal zwei Stunden Interaktion und Aufmerksamkeit. Neue Gruppen sollten mit höchsten einer Stunde Meeting beginnen.

Offiziell – informell
Der informelle Teil der Kommunikation, der „Flurfunk“, die „hast Du schon gehört“ Kommunikation unter Kollegen, das Kantinengespräch wird durch das Home Office komplett unterbunden. Man trifft sich eben nicht mehr zufällig und kommt ins Gespräch. Die Kommunikation miteinander reduziert sich zwangsläufig auf das „offizielle“. Daher sollte trotz aller Widrigkeiten versucht werden, die Mitarbeiter regelmäßig im Firmensitz zusammenzubringen oder es wird ein alternierendes Modell eingeführt. Dabei werden die Mitarbeiter verpflichtet ein gewisse Anzahl von Arbeitstagen im Unternehmen zu verbringen. Das stärkt die Zugehörigkeit und gibt Sicherheit.

Hotline
Nicht jeder kennt den letzten versteckten Tabulator in Excel, kaum jemand beherrscht die Arbeit mit Outlook bis ins letzte Detail. Bei Fachanwendungen sind die Strukturen häufig noch komplexer. Daher hierzu der Tip, Hotlines einzurichten. Es gibt in jedem Unternehmen den sogenannten „Super User“. Dieser sollte gemeinsam definiert werden und der Zusammenhalt im Team wird durch die gegenseitige Hilfe gestärkt. Alle werden besser und das vorhandene Wissen wird geteilt..

Tips für Mitarbeiter im Home Office
Nehmen Sie die Herausforderung an und machen Sie das Beste daraus. Bleiben Sie diszipliniert, dazu zählen Pünktlichkeit, Korrektheit und Erreichbarkeit. Reden Sie mit Ihrem Vorgesetzten über eventuell neue Problemstellungen. Bleiben Sie in der Kommunikation und in Kontakt mit Ihren Kollegen. Machen Sie ausreichend Pausen. Seien Sie mutig beim Einsatz neuer Technologien ohne Risiken einzugehen.

Tips für Führungskräfte
Vermeiden Sie Kontrollzwang. Mitarbeiter deren Tätigkeit sich für ein Home Office eignet, arbeiten in der Regel auch im Unternehmen eigenverantwortlich. Setzen Sie da, wo notwendig realistische aber herausfordernde Ziele. Kümmern Sie sich um Ihre Mitarbeiter durch regelmäßige und vorher vereinbarte Telefongespräche. Sie müssen gut erreichbar sein oder zuverlässig zurückrufen. Haben Sie Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern, Sie haben ja keine Zeitdiebe eingestellt.

Und wenn gar nichts mehr hilft, mit gesundem Menschenverstand improvisieren.

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Frank Lafos
Reisender, fotografierender Menschenbeobachter, der seit über 15 Jahren Kurzgeschichten schreibt. Eingeborener Muttkrat, Karnevalist und bekennender Rheinländer. Lebt in Jülich und Starnberg. Entwickelt karnevalistisch-musikalische Bühnenstücke vom Text bis zur Regieanweisung. Über 20 Jahre Co-Autor des Ulk Magazins. Fachlich-berufliche Schwerpunkte und Veröffentlichungen zu Innovationstechniken, digitaler Kommunikation und neuen Arbeitsformen. Diplom Ingenieur, zertifizierter Coach und kreativer Gestalter.

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